La teoría es sencilla, o eso parece, aún así, te facilitamos las claves para ser un buen portavoz. Desde los departamentos o las agencias de comunicación conseguimos entablar una conversación con los periodistas y dar con el enfoque adecuado para que les resulte de interés el tema y quieran realizar profundizar y realizar una entrevista al responsable de la marca o el servicio. Seguidamente gestionamos la misma: fecha, formato, briefings, etc. Pero por mucha planificación que hagamos llega el día y el portavoz se encuentra “solo ante el peligro”.
Es en ese cara a cara con el periodista es donde una compañía se juega su reputación a través de su portavoz, donde pone en juego la imagen de marca de la empresa y donde, más si es entrevista en directo, no hay margen de error.
Las claves que debe conocer un buen portavoz en medios de comunicación
Por todo esto, es esencial que un portavoz sepa cuidar y transmitir los mensajes y esté preparado para salir airoso de cualquier imprevisto que surja en la conversación. En estas líneas recogemos las 5 claves para ser un buen portavoz:
1.- Preparación: Esto es fundamental. No vale con mirarse el briefing que te han pasado desde comunicación 5 minutos antes pensando que, como eres el experto en el tema, no te hace falta. Las entrevistas imponen y los “nervios del directo” pueden jugar malas pasadas. Por ello lo mejor es prepararse bien el argumentario y ensayar las veces que haga falta para que el resultado final muestre a un portavoz que derroche naturalidad y no nerviosismo o titubeo. Asimismo, es muy importante estar al corriente de la actualidad informativa, ya que, si hubiera algún tema cadente en el sector, el entrevistador puede realizar alguna pregunta al respecto.
2.- Uso del lenguaje no verbal: Igual de importante es el mensaje que damos con las palabras que aquel que transmitimos mediante nuestra forma de vestir y lenguaje corporal. Para evitar caer en el error siempre es mejor optar por una vestimenta en tonos neutros y sin estampados. De cara al lenguaje gestual la mejor fórmula vuelve a ser la práctica- y si es frente al espejo, mejor-.
3.- Simplicidad y claridad en los mensajes: Un buen portavoz debe ser directo y claro a la hora de transmitir los mensajes. Para ello se debe huir de los tecnicismos y anglicismos en la medida de lo posible; incidir siempre en los puntos fuertes y reconducir las preguntas negativas hasta finalizar la frase con un valor positivo de la compañía. También es importante utilizar ejemplos a la hora de captar la atención de la audiencia: siempre cala mejor el mensaje cuando se explica sobre la práctica.
4.- Simpatía y educación: un portavoz no debe perder nunca la sonrisa ni los papeles por mucho que el periodista de turno esté utilizando un lenguaje agresivo e intimidante o tratando un tema polémico. Lo mejor en estos casos es tirar de sonrisa mientras se declina contestar a un tema controvertido y, si es posible, volver a reconducir la conversación con ingenio hacia las fortalezas de la compañía.
5.- Actuar como relaciones públicas: el portavoz es la cara visible de la empresa y por eso tiene que dejar una huella positiva en todo el proceso de la relación con los medios, no únicamente en la entrevista. Para ello debe ser igual de carismático y derrochar simpatía fuera de cámara/off the record. Aspectos como la puntualidad y la formalidad a la hora de tratar con los profesionales son relevantes. Una buena relación personal con un periodista puede abrir muchas puertas.
Otros consejos útiles para un portavoz de medios de comunicación
- No responder si se tienen dudas de la información a facilitar. Tan sólo se le dice al periodista “no dispongo de ese dato concreto en este momento, pero lo compruebo y te lo facilito lo antes posible”
- Nunca responder a una pregunta que no estamos seguros de comprender. Preguntar dudas al periodista para resolver cualquier indecisión sobre el enfoque de la cuestión
- ¡Cuidado con preguntas trampa! Algunos periodistas tratan de influir en las entrevistas diciendo: “¿Diría usted…?” o “Es cierto que…” Si no se está de acuerdo o si lo que dice el periodista no es correcto, rebatir su pregunta.
- Aunque haya finalizado la entrevista, no comentar ningún dato confidencial o que no queremos que se conozca. Por muy bien que nos llevemos con el periodista el comentar temas confidenciales OFF THE RECORD puede generarnos algún disgusto a posteriori.
Estas son algunas de las claves que hay que tener en cuenta a la hora de enfrentarse a una entrevista con un medio de comunicación pero, como todo en esta vida, la teoría suele ser más fácil que la práctica. Por ello, en Zinkup Marketing contamos con cursos de Formación de Portavoces, para ayudar a los directivos a convertirse en representantes de su marca con todas las garantías y certezas de poder transmitir los valores de la empresa de forma correcta.
